Como organizar as suas tarefas… sem enlouquecer

Na primeira parte deste Desafio de Organização Pessoal, nós trabalhamos com o espaço físico. O desafio foi liberar-se dos excessos, encontrar um espaço para cada objeto útil e belo que você decidiu manter, marcar o local com uma etiqueta e aproveitar para embelezar o espaço usando o princípio da repetição. Se você ainda não leu a primeira parte você pode encontrá-lo aqui.

Como nunca mais esquecer  de uma tarefa importante

Você deve estar pensando que seja impossível jamais esquecer de algo que você prometeu fazer novamente. Bem, ;o) … só se você não tentar lembrar de nada mesmo. Por mais contraditório que possa parecer, é esta mesmo que parece ser a melhor forma de lidar com suas tarefas.

Antes que me despache como uma pessoa irresponsável e provavelmente sem ocupação, me dê um momentinho para explicar essa ideia. A ideia na verdade nem é minha, é do David Allen (e muito do que eu vou falar tem a ver com o seu método para fazer as coisas acontecerem).

Lamento informar, mas seu cérebro não é de confiança

O conceito básico é o seguinte. Tentar manter as coisas que você precisa fazer na sua cabeça não funciona. A nossa mente é especialista em filtrar as informações e dados que recebemos e reter aquilo, que de acordo com seus critérios, tem valor e convenientemente esquecer-se de algumas outras coisas. Os critérios não são somente os conscientes e racionais, mas também emocionais e inconscientes.

A recomendação portanto é anotar TUDO. Tirar todos aqueles lembretes mentais dos circuitos cinzentos do seu cérebro para o mundo externo. Se você nunca fez isso não precisa nem ler isso até o final. Pare tudo e faça-o. Pegue uma pilha de papel rascunho e anote uma tarefa em cada folha.

Não cometa estes 3 erros que eu cometi…

Eu sempre tive o hábito de fazer listas de coisas que eu tinha para fazer. Até aí tudo bem, né? Na verdade não. Eu me peguei cometendo alguns erros, que evitaram que eu experimentasse os benefícios que seriam possíveis. Me permita ser o exemplo do que não fazer:

1. Eu só anotava tarefas importantes e …

… continuei tentando lembrar de um monte de afazeres menores que também precisavam ser feitos. Assim, usava a minha energia e espaço mental para guardar tarefas pequenas e ideias do que poderia querer fazer, em vez de focar em fazer as tarefas importantes andarem. As minhas filhas diriam: “que mico!” Lição: Anote TUDO. Toda ideia, todo telefonema, toda tarefinha, por mais insignificante que seja, se não for possível fazê-la agora, neste exato momento (o que naturalmente é a melhor opção, desde que não ocupe mais de 2-5 minutos): anote-a.

2. Eu anotava projetos monumentais como se fossem uma única tarefa

Às vezes até dividia em pedaços – para um elefante mastigar… Eu ainda estou aprendendo e aprimorando a habilidade de picotar um projeto, em tantos pedaços que estes realmente pareçam mais um aperitivo do que uma feijoada completa. A dificuldade com isso foi que quando eu olhava para minha lista eu me sentia sobrecarregada e completamente incapaz de fazê-la acontecer. Agora procuro encontrar os menores componentes de um projeto e identificar até mesmo o que eu preciso fazer para saber o que fazer. Prometo que isto torna a “digestão” das tarefas bem mais tranquila.

3. Minhas listas incluíam ideias com as quais não estava comprometida

Elas me pareciam boas e empolgantes, mas talvez eu não tenha me comprometido inteiramente com elas. Isso obviamente significava que não eram e nem poderiam ter sido priorizadas, e assim continuavam na lista.

Semana após semana, continuavam roendo o pouco que ainda sobrava da minha autoconfiança. Como eu não tinha completado aquelas tarefas, eu não poderia me sentir contente comigo mesma. Assim, apesar de completar várias tarefas prioritárias, eu me via ressentida comigo mesma por não ter completado as tarefas ideias. Isto é criar um jogo em que fica impossível ganhar…

As 3 perguntas que me salvaram de mim mesma…

Você não imagina o alívio que eu senti, quando entendi que as minhas ideias fabulosas, não poderiam entrar na minha lista de afazeres sem passar por uma triagem. A funcionária sisuda e exigente que hoje responde pela triagem toma a forma de 3 perguntas:

a. Qual é a sua prioridade agora? Não, sério, o que é que você sabe que precisa fazer agora mas está tentando escapar?

b. Toda escolha é também uma exclusão. Que outras tarefas, funções e prioridades vão ser prejudicadas se você assumir mais este projeto ou esta responsabilidade?

c. De que forma este projeto combina com o que você entende serem os seus dons e o seu propósito de vida?

Quando eu me pego argumentando muito com ela sobre estes pontos é provável que eu esteja tentando contrabandear um projeto, que na verdade não pertence à minha vida. Eu não parei de ter ideias, mas agora sei guardá-las para uso futuro, numa lista só delas.

Bem, se já sabemos o que não fazer, o que é pra fazer então? Não sei se tem como responder a esta pergunta assim, de forma tão generalizada. Depende. Veja bem…

 

Superando desafios na prática:

 

Como organizar as suas tarefas – do seu jeito.

Cada um tem uma realidade diferente dos demais. Sua vida pode ser cuidar de filhos pequenos, enquanto faz serviços de forma autônoma nas horas de relativa calma.

Ou pode ser que você trabalhe fora tendo que se submeter a forma de organização adotada pelo seu chefe. Depois chega em casa e precisa ajustar os seus planos com a agenda dos seus filhos adolescentes.

Quem sabe você é um artesão, que tem vários projetos em que trabalha em épocas diferentes.

Os gostos, os recursos e os estilos de cada um são único. Eu só quero que você lembre de uma coisa: Organização não é um assunto de caráter moral. O seu jeito de se organizar é bom desde que funcione para você.

Veja aqui algumas perguntas que você pode considerar quando define como você quer desenhar o seu método de organização de tarefas:

1. Quais são as áreas principais da sua vida que você quer organizar?

Pense nas funções que você desempenha. Será que para você faz sentido agrupar o que é relacionado e separar em categorias diferentes? Ou é tudo integrado e maravilhoso assim? Mais complexidade nem sempre é melhor. Enquanto dê conta do recado, uma forma mais simples de se organizar é excelente.

Eu não quero que você pense que o meu jeito seja melhor, e por isso quase não inclui o meu modo, mas se quiser, eu posso compartilhar o que eu faço.

Eu separo em 4 áreas básicas nas quais eu tenho responsabilidades: família e casa, trabalho (na verdade aqui ainda há uma subdivisão entre duas áreas), voluntariado (de qualquer tipo) e eu mesma (o que é referente aos cuidados com minha saúde, minha educação e meu relacionamento com Deus, etc). Cada área tem lista de afazeres e projetos próprios.

2. Papel, digital ou uma combinação de ambas?

Hora da confissão: eu sempre tive uma fraqueza por um caderno bonito. Deve ser a boa aluna em mim. Por muito tempo eu só usava papel para minhas listas, e pastas com cadernos específicos para cada projeto. Funciona bem. No entanto, uma outra fraqueza minha está atualmente me levando a escolher outro caminho. Eu gosto de ver uma lista limpa e organizada. O que fazia com que eu vivesse reescrevendo as minhas listas, gastando um pouco mais tempo do que justificável nisso.

Foi aí que eu comecei a experimentar  alguns aplicativos gratuitos que estão disponíveis na internet ou que já estavam no meu computador. Experimentei Lembretes (no Mac), SimpleologyRemember the milkTrelloEvernote e Asana, Todos menos o primeiro são aplicativos que são baseados na internet, o que significa que os dados que você inserir são guardados “na nuvem”, isto é, nos servidores da empresa que oferece o serviço. Isto também significa, que mesmo que o seu computador quebre os seus dados estão salvos e acessíveis a partir de qualquer outro computador ou muitas vezes até do telefone celular (do tipo smartphone).

Eu gostei de alguns aspectos de todos eles, mas acabei ficando com o Asana. Mas também utilizo Evernote para algumas coisas (vou explicar isto em outra parte do desafio). No vídeo abaixo eu preparei um mini-curso das funcionalidades da Asana para você. Compartilho também como eu utilizo a Asana para organizar as minhas tarefas.

(Esta é a minha primeira experiência em usar vídeo aqui e estou um pouco insegura quanto ao resultado… Faz um favor? Me diz o que achou nos comentários ou na página de Saber Viver Bem no Facebook, ok?)

 

 

Continuando com as perguntas que você pode considerar ao criar seu sistema pessoal para organizar suas tarefas:

3. Quais são as listas que você precisa manter?

David Allen sugere manter 4 listas principais:

     1. A Fazer – com todo tipo de tarefa que em si só conclui o objetivo, isto é, não faz parte de um dos seus projetos.

     2. Esperando – tarefas que você delegou para outra pessoa. Isto inclui respostas para convites que você enviou, entrega de compras que tenha feito ou produtos que encomendou. Enfim, tudo que você precisa lembrar de monitorar, mas que depende de outra pessoa para ser feito. A sua tarefa é, quando necessário, lembrar pessoas do que prometeram fazer.

     3. Talvez algum dia – esta lista é para todas as suas ideias de coisas que gostaria de fazer algum dia quando tiver oportunidade. Esta é a lista para os projetos que não passaram na triagem ainda.

     4. Projetos – esta é a lista de todos os seus projetos, e cada projeto também tem a sua própria lista de afazeres.

No vídeo acima eu falo mais destas listas e como podem ser subdivididas por contexto. Contexto é o lugar ou os recursos que precisam estar presentes para que você possa completar aquela tarefa. Por exemplo: casa, rua, computador, telefone… ou pode incluir outros dependendo da sua circunstância específica: enquanto o bebê cochila, no meu estúdio ou escritório, quando eu conversar com Fulano novamente…

O X da questão no método de David Allen é a revisão periódica, diária ou semanal destas listas. No momento da revisão também são incluídas tarefas novas ou os que você cria dos desdobramentos das tarefas já concluídas.

4. Quais são as tarefas que se repetem?

Este é o assunto de rotinas, isto é, tarefas e projetos que são feitos periodicamente ou que sempre será necessário retomar. No vídeo acima, você pode ver meus exemplos de como reaproveitar uma lista de tarefas ou um projeto antigo para um projeto futuro.

Rotinas, apesar de sua reputação pouco glamourosa, é o que salva a sanidade quando há muito a ser feito e pouca disponibilidade mental para decisões constantes. Se você carrega ressentimentos ou um preconceito camuflado contra as pobres rotinas, reconsidere… Quem diria que eu um dia iria defender isso, mas é verdade : ) !

No Curso Saber Viver nós trabalhamos este assunto mais a fundo do que é possível fazer aqui. O que eu posso fazer para dar um exemplo, dos mais comuns e cotidianos do uso de rotinas, é disponibilizar a lista de tarefas de limpeza e manutenção que preparei para minha família.

Na verdade tem dois tipos para você escolher. O primeiro tem as tarefas semanais distribuídas pelos dias da semana e o segundo tem todas as tarefas separados pela frequência em que estes precisam ser feitas.

Clique nos links abaixo para poder baixar as listas.

Lista de tarefas semanais

Lista de tarefas domesticas

 

Se você já está na lista, já recebeu isto no e-mail de Novidades de saberviverbem.com desta semana. Quem está na lista recebe sempre alguns agrados a mais :).

Gostou? Espero que sim. Estou morrendo de curiosidade para saber o que você achou do vídeo e como você vai usar estas ideias. Conte tudo nos comentários abaixo 🙂

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